Total Cost of Ownership (TCO)

ICT TCO overzicht voor deelnemers aan een ICT-project

Voor deelnemers van ICT-projecten van miljoenen Euro’s is het zeer nuttig om een overzicht te hebben van de totale kosten over een bepaalde periode in de tijd: de Total Cost of Ownership of TCO. ICT kosten kunnen investeringen zijn (CAPital EXpenditure of CAPEX) of operationele kosten (OPerational EXpenditure of OPEX).

In het verleden werden ook eenmalige betalingen (One Time Charge of OTC) toegepast in het Overzicht van ICT kosten. Om praktische redenen wordt OTC tegenwoordig behandeld als CAPEX voor bedragen boven € 25.000, en als OPEX voor bedragen onder € 25.000. Dit bedrag is afhankelijk van de grootte van het bedrijf.

In ICT TCO Overzichten wordt vaak een tijdsbestek van vier jaar genomen. De reden hiervoor is dat de meeste ICT-systemen vervangen worden na ongeveer vier jaar, omdat het dan vaak goedkoper is om een nieuw systeem te kopen dan het oude systeem uit te breiden. Geïntegreerde applicatie software daarentegen gaat veel langer dan vier jaar mee.

Het voorgaande leidt tot het volgende ICT TCO Overzicht, bestaande uit een mengvorm van CAPEX-elementen en OPEX-elementen, voor een periode van vier jaar. TCO Overzichten worden vaak gemaakt door deelnemers aan een ICT-project van miljoenen euro’s met behulp van spreadsheets (maakt berekeningen gemakkelijk):

TCO_totaal = TCO₁ + TCO₂/(1+i) + TCO₃/(1+i)² + TCO₄/(1+i)³

In het ICT TCO Overzicht is CAPEX₁₁ de eerste investering in jaar 1, CAPEX₂₂ de tweede investering (uitbreiding) in jaar 2, CAPEX₃₃ de derde investering (uitbreiding) in jaar 3 en CAPEX₄₄ de vierde investering (uitbreiding) in jaar 4.

In het ICT TCO Overzicht zijn OPEX₁₁, OPEX₁₂, OPEX₁₃ en OPEX₁₄ operationele kosten in jaar 1, 2, 3 en 4 ten gevolge van de investering CAPEX₁₁ in het eerste jaar. Op dezelfde manier staan OPEX₂₂, OPEX₂₃ en OPEX₂₄ in verband met de investering CAPEX₂₂ in het tweede jaar, staan OPEX₃₃ en OPEX ₃₄ in verband met de investering CAPEX₃₃ in het derde jaar en staat OPEX₄₄ in verband met de investering CAPEX ₄₄ in het vierde jaar.

Financiële Experts gebruiken technieken zoals de contante waarde (CW) of actuele waarde (AW) om de uitkomst van het ICT TCO Overzicht over vier jaar in één getal TCO_totaal. TCO₂ bijvoorbeeld in het tweede jaar komt overeen met TCO₂/(1+i) in het eerste jaar. De financiële directeur of Chief Financial Officer (CFO) van een organisatie bepaalt welke jaarlijkse rente (i) in deze berekeningen worden toegepast.

ICT TCO elementen

De meestgebruikte ICT CAPEX-elementen in een ICT TCO Overzicht zijn:

• Hardware
• Licentie voor besturingssysteemsoftware
• Installatie
• Licentie voor databasesoftware
• Licentie voor applicatiesoftware
• De eerste twee fasen van een project (Intake, Definitie)

De meestgebruikte ICT OPEX-elementen in een ICT TCO Overzicht zijn:

• Hardwareonderhoud
• Ondersteuning systeemsoftware
• Ondersteuning database
• Ondersteuning applicatie
• Voorzieningen
• Elektriciteitsgebruik
• Technisch beheer
• Databasebeheer
• Technisch applicatiebeheer
• Back-up & recovery
• Fases 3 - 7 van een project (Ontwerp, Ontwikkeling, Testen, Implementatie, Productie)
• Extern personeel

Het wordt aangeraden om zorgvuldig voor elk TCO-element na te gaan of het een CAPEX-element is of een OPEX-element. Sommige software leveranciers bijvoorbeeld leveren software-licenties die ineens worden betaald (CAPEX), anderen leveren software-licenties die per maand, per kwartaal of per jaar worden betaald (OPEX). Een complete TCO checklist van CAPEX-elementen en OPEX-elementen is onderdeel van de cursus “Essentiële kennis voor betere ICT-beslissingen”.

ICT-budgetwijziging voor financiële experts

De wijziging in een budget, als gevolg van een nieuw ICT-project van miljoenen euro’s, kan rechtstreeks worden afgeleid uit het ICT TCO Overzicht door CAPEX te vervangen door afschrijvingen van CAPEX over de jaren heen. Dit leidt tot de volgende ICT-budgetwijziging, welke ingevoerd wordt door een Financiële Expert (kent het best het afschrijvingsbeleid) van een organisatie.

Conclusies

ICT TCO Overzichten zijn nuttig voor Deelnemers aan ICT Projecten van miljoenen Euro’s, maar zijn ook nuttig voor kleinere ICT-Projecten. Het heeft het voordeel dat er geen CAPEX elementen en OPEX elementen worden vergeten in een Project, hetgeen vaak het geval is.

In dit artikel zijn TCO kosten voor het gemak per jaar opgegeven. Soms is het nodig om geraamde kosten van een Project per kwartaal of per maand op te geven. Dit is het geval wanneer in een Project werkelijk gemaakte kosten (vastgelegd per maand) continu worden vergeleken met geraamde kosten.

De bijbehorende ICT-budgetwijzigingen als gevolg van een nieuw project kunnen gemakkelijk door Financiële Experts van een organisatie worden afgeleid uit het ICT TCO Overzicht.

Alleen in het geval van ICT-projecten van tientallen miljoenen euro’s wordt de invloed van belasting door belastingexperts van een organisatie berekend uit het ICT-budget.