Cursus Essentiële kennis voor betere ICT-beslissingen:
totaalvisie op ICT van de cliënt

Structuur van de cursus

De tien hoofdstukken van de cursus zijn opgesplitst in verschillende secties. De invloeden die de secties Business, ICT Leverancier, ICT Inkoop en ICT Projecten, en hun onderlinge relaties, hebben op de ICT zelf binnen een bedrijf worden hieronder gegeven, en zijn de basis voor de cursus. De cursus werd top-down ontwikkeld, maar zal bottom-up worden gegeven.

Het thema van de eerste dag van de cursus, Niveau 1, is: Rationele kijk op de ICT van Cliënt.

Cursus Niveau 1 bestaat uit vier hoofdstukken. Hoofdstuk 01, ICT Budget, legt het verband tussen ICT en huidige ICT budget, dat door de Business wordt goedgekeurd. Hoofdstuk 02, Total Cost of Ownership (TCO), wordt gebruikt bij analyse van ICT offertes van leveranciers en van ICT Projecten. Hoofdstuk 03, ICT Trends, komt voort uit analyses van annonceringen op ICT gebied. Hoofdstuk 04, het prijzen van ICT, komt voort uit analyses van ICT offertes.

Wanneer, aan de zijde van Cliënt, de juiste conclusies worden getrokken uit een ICT TCO Overzicht, worden grote voordelen behaald (extra besparingen van tien procent en ver erboven) voor omgevingen met een waarde van meer dan 1 miljoen Euro over een vier jarige periode. Het ICT TCO Overzicht bevat zowel typering van de omgeving als financiële details met latere uitbreidingen (op huidig prijs niveau of toekomstig prijs niveau). Tijdens de cursus wordt geleerd hoe het ICT TCO Overzicht moet worden gemaakt en hoe conclusies hieruit worden getrokken. Het ICT TCO Overzicht voor orders is direct van invloed op het ICT Budget. Voor een ICT Leverancier is dit ook erg belangrijk.

De kennis die op cursus Niveau 1 wordt verkregen leidt tot een beter begrip van het huidige en toekomstige verband tussen (kwaliteit van) ICT en de geldswaarde ervan.

Het thema van de tweede dag van de cursus, Niveau 2, is: Tactische kijk op additionele zaken die een grote impact hebben op de ICT van Cliënt.

Cursus Niveau 2 bestaat uit twee hoofdstukken. Hoofdstuk 05, ICT projecten, legt de nadruk op kosten beheersing, TCO en kwaliteit van grote ICT projecten. ICT projecten komen voor een deel voort uit eisen van de Business en voor een deel uit ICT afdeling zelf. Hoofdstuk 06 beschrijft de processen van Business Organisatie en van ICT Organisatie, die in nauw verband staan met Organisatie van de Business. Dit leidt tot een beter inzicht welk deel van de ICT processen zijn (worden) geoutsourced en welk deel van de ICT processen intern blijven.

Een groot gedeelte van het ICT Budget van Cliënt gaat naar de kosten voor mankracht: eigen personeel, tijdelijk personeel, personeel in projecten en personeel bij outsourcing. Tijdens de cursus worden de processen (activiteiten) van outsourcing zodanig behandeld dat het checken van activiteiten in outsourcing contracten op compleetheid erg gemakkelijk is. Het behandelen van de resterende ICT processen (activiteiten) aan de ICT zijde van Cliënt is van toegevoegde waarde. De kwaliteit van een ICT Leverancier (en van een ICT project) hangt erg af van het volwassenheids (maturity) Niveau van de ICT Leverancier. Het volwassenheids (maturity) Niveau moet worden uitgelegd en uitgewerkt door de ICT Leverancier voordat een order wordt afgegeven. Voor grote ICT projecten met een waarde van miljoenen euro’s is ook enige kennis van hulpmiddelen voor het schatten van ICT-kosten nuttig.

De kennis die op cursus Niveau 2 word verkregen rondt rationele kijk op ICT van Cliënt af.

Het thema van de derde dag van de cursus, Niveau 3, is: Strategische kijk op huidige en toekomstige ICT van Cliënt gezien vanuit Business oogpunt en vanuit ICT Management oogpunt.

Cursus Niveau 3 bestaat uit vier hoofdstukken. Hoofdstuk 07, Groei, geeft een inzicht in de Groei van de Business en in toegenomen gebruik van ICT, hetgeen tot een betere planning en voorspelling zal leiden. Hoofdstuk 08, Business Drivers, behandelt die Drivers die een invloed hebben op ICT en die tot nieuwe ICT projecten kunnen leiden. Hoofdstuk 09, Strategie & Policy, geeft een inzicht in de strategie van de Business en van ICT, met onderwerpen zoals beveiliging, cloud, vervangingspolicy. Hoofdstuk 10, Key Performance Indicators (KPI’s), geeft een beoordeling van de Business en van de ICT van Cliënt.

Een bepaald percentage aan ICT groei bij Cliënt leidt in het algemeen tot een lagere procentuele toename in kosten. Alles hangt ervan af wat de oorzaak is van de groei. Business drivers kunnen in de toekomst ook leiden tot groei. Het ICT Strategie en Policy plan behandelt op een kwalitatieve wijze risico en beveiliging, maar deze onderwerpen moeten gekwantificeerd worden om hun invloed op het ICT Budget te begrijpen. Het is voorts belangrijk om te begrijpen hoe het ICT management ICT bestuurt met behulp van ICT KPI’s.

De kennis die op cursus Niveau 3 wordt verkregen rondt de totaal visie op ICT van Cliënt af.

De onderwerpen (hoofdstukken) zijn dusdanig gekozen dat tekortkomingen in de dagelijkse praktijk zullen verdwijnen wanneer de kennis die in deze cursus wordt vergaard wordt toegepast. Zowel cliënt als leverancier doen hier hun voordeel mee.

Aan leveranciers zijde bijvoorbeeld wordt Prestatie veelal te hoog ingeschat en deze wordt meestal door ICT van cliënt geaccepteerd. Dit omdat ICT van cliënt niet kritisch genoeg is en ICT inkoop de technische kennis ontbreekt om door deze tekortkoming heen te prikken. Een andere tekortkoming aan leveranciers zijde zijn incomplete offertes en de kwaliteit van offertes. Cliënt ontdekt deze tekortkomingen veelal te laat.

Een tekortkoming aan leveranciers zijde en aan Cliënten zijde is dat beide partijen niet genoeg tijd besteden aan het leren hoe de andere partij georganiseerd is. Deze kennis is nodig in geval van kritische situaties, bij outsourcing en voor het beoordelen of leverancier alle aspecten van een offerte aan kan. Een goede kennis van de eigen organisatie processen is nodig wanneer dit onderwerp met de andere partij besproken wordt.

Een tekortkoming aan cliënten zijde is ook dat het bij ICT van cliënt vaak aan een goede planning over de jaren heen ontbreekt, waardoor cliënt de voordelen niet kan plukken van het hebben van goede voorspellingen. Vaak worden veranderingen niet tijdig herkend door ICT van cliënt. De kwaliteit van ICT budgets en kosten toewijzing kan ook verbeterd worden. Strategie en beleid zijn vaak niet bekend bij personen die dit in de dagelijkse praktijk moeten weten. Kosten calculatie en planning van ICT projecten zijn vaak niet up to date.

Deelnemers aan de cursus Essentiële kennis voor betere ICT-beslissingen

Alle deelnemers hebben profijt van het volgen van deze cursus.

Op Business Niveau zal de financiële controller de kwaliteit van het ICT budget verbeteren, een betere toewijzing van kosten kunnen maken, een betere planning kunnen maken en meer inzicht krijgen in veranderingen krijgen. De jurist krijgt betere bijlagen aan contracten en krijgt meer inzicht in veranderingen, wat tot betere contracten leidt.

Op het niveau van de ICT-afdeling maakt de administratie een betere toewijzing van kosten, omdat bestellingen beter geanalyseerd worden. De Contract Manager krijgt betere bijlagen aan contracten en krijgt meer inzicht in veranderingen, hetgeen leidt tot betere contracten. Onderhandelingen zullen ook worden verbeterd door een betere kennis.

Op Project-niveaus zullen projectleden, projectleiders en projectmanagers de kwaliteit van de prognose van projectkosten verbeteren welke gerelateerd zijn aan de Project planning.

Op Inkoop-niveau krijgen inkopers en inkoopmanagers betere bijlagen bij contracten en betere overeenkomsten, omdat het inzicht tijdens onderhandelingen is verbeterd.

Op het niveau van de ICT-leverancier krijgt de account manager een beter begrip van het potentieel van een Cliënt. De verkoper en verkoopmanager leren de behoeften van een Cliënt in een goede Offerte te vertalen, welke door Cliënt wordt gewaardeerd. De verkoopondersteuning en support manager leren om offertes te maken welke compleet zijn.

Inhoud van de cursus

Inhoud van Cursus Niveau 1

Cursus Niveau 1 is een vereiste voor alle negen soorten doelgroepen. Het is het fundament voor ICT vanuit een financieel oogpunt alsmede vanuit een technisch oogpunt. Het is belangrijk voor korte-termijn ICT beslissingen. Het bestaat uit vier thema’s:

• Hoofdstuk 01, ICT Budget, gaat vergezeld van een Budget checklist en een Technische checklist. De Technische checklist dient als technische ICT achtergrond van de Budget checklist.
• Hoofdstuk 02, ICT Total Cost of Ownership (TCO), gaat vergezeld van een TCO checklist. Deze checklist is handig voor het maken van een TCO Overzicht van alle kosten van een ICT Offerte/Bestelling/Project. Het gaat vergezeld van een checklist voor de ICT Technische Infrastructuur.
• Hoofdstuk 03, ICT Trends, geeft een inzicht in Prestatie verbeteringen door de jaren heen voor Producten en Diensten en een inzicht in levenscycli van Producten en Diensten.
• Hoofdstuk 04, het Prijzen van ICT, verklaart hoe de netto Prijzen afhangen van omzet volumes en van het soort Product of Dienst.

Nut van Cursus Niveau 1 voor deelnemers aan Cursus Niveau 1

De checklists zijn nuttig voor het controleren van de compleetheid van ICT Budgets, voor het controleren op volledigheid van bijlagen aan ICT contracten en voor het controleren van de compleetheid van ICT Offertes en ICT Bestellingen.

Een TCO Overzicht vat alle kosten samen voor ICT Offertes, ICT Bestellingen en ICT Projecten. Het is nuttig voor de toewijzing van kosten, en voor het controleren van de volledigheid van ICT Offertes, ICT Bestellingen en ICT Projecten. Een TCO Overzicht is ook handig voor analyse vóór aanvang van besprekingen.

ICT Trends geeft een inzicht in Prestatie verbeteringen door de jaren heen en in de levenscycli van Producten en Diensten. Trends kunnen invloed hebben op de afschrijving van een bestaand Product of Dienst.

Het Prijzen van ICT geeft een inzicht in wat een eerlijke prijs is voor een Product/Dienst.

Inhoud van Cursus Niveau 2

Cursus Niveau 2 is op tactisch niveau en is zeer geschikt voor zeven soorten van deelnemers (ICT Financiële Controller, ICT Jurist, ICT Contract Manager, ICT Project Manager, ICT Inkoper, ICT Account Manager en ICT Verkoper). Cursus Niveau 2 is van belang voor middellange-termijn beslissingen en bestaat uit twee thema’s:

• Hoofdstuk 05, ICT Project, bevat voorbeelden van TCO Overzichten van grote ICT-Projecten en het verband met project planning. Bovendien wordt uitgelegd hoe een Project-prijs wordt vastgesteld en hoe het Prijzen van een Project verband houdt met Project planning.
• Hoofdstuk 06, Organisatie, beschrijft de organisatorische processen van het Business deel van een onderneming, en van haar ICT Afdeling. De checklist voor beschrijving van de functies binnen een ICT Afdeling, die is toegevoegd aan dit hoofdstuk, is ook zeer nuttig als bijlage aan een outsourcing overeenkomst.

Nut van Cursus Niveau 2 voor deelnemers aan Cursus Niveau 2

De fasen van een Project worden gedetailleerd beschreven in checklists voor het ICT-Budget en voor ICT TCO. Gebruik de TCO checklist om te controleren of alle project-elementen gedekt zijn. Gebruik de Technische checklist om de project Infrastructuur te controleren. Focus bij een groot ICT project is het binnen de grenzen houden van project kosten en kwaliteit van software projecten.

Business drivers, toegenomen gebruik, ICT Groei en efficiëntie maatregelen leiden tot nieuwe Projecten. Inzicht in Cliënt’s ICT Beleid en Business strategie is van essentieel belang voor nieuwe Projecten.

De ICT organisatie is in lijn met haar Business organisatie en met ICT-specialiteiten en ICT-Projecten. Kennis van de organisatie van een Leverancier is belangrijk voor contacten met de Leverancier en voor Offertes. Kennis van de organisatie van een Cliënt is van belang voor personen buiten de ICT-Afdeling en voor Leveranciers.

Inhoud van Cursus Niveau 3

Cursus Niveau 3 is op strategisch niveau en is zeer geschikt voor zeven soorten van deelnemers (ICT Financiële Controllers, ICT Juristen, ICT Contract Managers, ICT Project leden, ICT Inkopers, ICT Account Managers en ICT Verkopers). Cursus Niveau 3 is belangrijk voor de lange-termijn ICT-beslissingen en bestaat uit vier thema’s:

• Hoofdstuk 07, Groei, houdt verband met de groei van een onderneming, de groei van ICT en andere externe invloeden.
• Hoofdstuk 08, Business Drivers, heeft betrekking op 15 sectoren voor de jaren 2010, 2011, 2012, 2013 en 2014. Verschillende Business Drivers zijn van invloed op ICT.
• Hoofdstuk 09, Strategie & Beleid, is gerelateerd aan de strategie van een onderneming en de strategie van ICT zoals beveiliging, cloud, vervangingspolicy.
• Hoofdstuk 10, Key Performance Indicators (KPI’s), legt de KPI’s uit van Business, van ICT, en van Inkoop.

Nut van Cursus Niveau 3 voor deelnemers aan Cursus Niveau 3

Nieuwe business drivers, hogere business volumes, meer aanvragen vanuit business en vanuit de gebruikers leiden tot ICT Groei. Kennis over ICT Groei is belangrijk voor het maken van betere prognoses. Een betere planning leidt tot meer inzicht en tot betere ICT beslissingen. De afwezigheid van groei bij de Leverancier leidt tot hogere kosten voor Ondersteuning. Inzicht in groei leidt tot bewustwording van veranderingen.

Sommige Business Drivers, met invloed op ICT, kunnen leiden tot nieuwe ICT-projecten.

Inzicht in de Business-strategie en ICT-strategie van een cliënt is van essentieel belang voor nieuwe projecten.

Inzicht in KPI’s van Business en ICT leidt tot betere oordelen.